行政文秘必备知识（精选3篇）
行政文秘必备知识 第1篇
文秘写作的必备条件
导读：我根据大家的需要整理了一份关于《文秘写作的必备条件》的内容，具体内容：写作生活中与人沟通、交流、分享信息的一种方式，就像我们平常说话一样。下面是我为您精心整理的。篇一第一：作为文秘写作者，要有一定的写作水平，也就是要有笔杆子。平时要多积累...写作生活中与人沟通、交流、分享信息的一种方式，就像我们平常说话一样。下面是我为您精心整理的。
篇一
第一：作为文秘写作者，要有一定的写作水平，也就是要有笔杆子。平时要多积累知识，如果没有丰富的知识，那么，把一篇文章写好，那是做不到的。当然，作为文秘写作者，必须懂一或两门外语，就有能力写外语文章。
第二：作为文秘人员，必须遵守党的一切政策、方针、路线，这也是文秘写作最重要的一条，只有这样才能适应现在的社会。有的同志说得好：“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。”我觉得这也说明了文秘写作的政策性和严肃性。
第三：写任何文章，除小说外，要坚持实事求是，真实地反映客观情况。求实是一切工作的准则。秘书工作是为领导决策提供依据的，尤其应该实事求是。文秘写作的内容必须从实际出发，真实地反映事情的本来面貌。在使用材料时，要老老实实，实实在在，成绩就是成绩，缺点就是缺点，不能弄虚作假，张冠李戴，随意编排组合，也不允许搞什么“合理想象。”
第四：要多进行调查研究。我们在写文章时，不进行调查研究那是不行的。比如，要一个文职人员写一份产品说明书，如果不去调查的产品，不去研究这个产品，那么，光凭想象也是写不出的。要合理地进行调查，把情况落实到底。作为文秘人员，会有更多的机会去深入了解，深入调查一些相关事情，写文章才有材料。
第五：掌握文秘写作的范围。作为文秘人员，连文秘写作的范围都不清楚，那就够不上资格当文秘人员，更够不上资格当文秘写作者。
篇二
一、关于“求真”---生活中不是缺少美，而是缺少发现艺术来源于生活，又高于生活
文学艺术作品同样如此，归根结蒂它来源于人类生活，其实质是现实生活的写照和反映。仔细品味，它只不过是作者以文字的形式，描绘了全新的天地景象，表达了一种新境界，给平凡而熟悉的人和事注入了新的诠释。任何文学作品的参天大树，也得扎根大地，吮吸着阳光雨露的滋润，才得生长旺盛。
文学来源于生活，然而我们却又难以在普通的生活中发现不平凡的素材。这就需要我们热爱生活，留意生活，仔细观察生活，首先做一个生活的有心人，如蜜蜂酿蜜一般广采博收。唯有如此，方能在大千世界、纷繁复杂的人世中，练就高超的分辨、取舍、改造、锤炼、熔铸、点化、驱遣、驾驭生活质料的能力，用以观照现实生活，从中汲取丰富、新颖、饱满、充沛的情思，使思想的新、精神的新、气质的新，成为催发写作灵感的春风春雨。
生活是真实的，我们所有文字的装点都应建立在真知灼见之上。然而，为了追求文学作品的美，我们往往容易忽略了“真”。任思绪飞扬，任激情澎湃。到最后，却华而不实。真，应该是所有文字作品必备的基础品质。这样，才能使文学作品高于生活但并未脱离生活。作品是作者倾诉的载体和形式。文品即人品。文品的真真正正事实上间接地反映了作者的人品。所以，无论是哪位作家或是初学写作者要始终牢记陶行知先生的金玉良言：“千教万教教人求真，千学万学学做真人”。我想，这应是为人求学的最高境界了!
二、关于“立意”---意在笔先，意成笔后
主题是情思的浓缩与升华。高贵典雅、内涵丰富的主题常会让读者得到无穷无尽的审美享受。
从美学上讲，主题的美有外在美和内在美。外在美表现在读者与作者的情感交流和灵魂撞击，内在美表现在“为天下人所共重，为天下人所共思”，体现时代高度、社会高度、人性深度和哲学高度。勿庸置疑，主题的真实美是一种交织的崇高美，往往令人产生一种钦敬、赞叹、鼓舞、振奋的思想情感。
俄国著名文艺批评家车尔记雪夫斯基说过：“一件事物较之与它相比的一切事物要巨大得多，那便是崇高”。因此，崇高美是一种力学美。主题的崇高美见证着作者的主旨思想的遒劲力度，给人以巍峨、博大、壮观的享受。这需要作者有较强的发掘事物本质的洞察力和清纯厚实的文学修养。我想，作者的阅历、思想、洞察力、文学修养等就是造就主题美的胚胎。
一滴水可以折射太阳的光辉。立意高远的主题，仿佛使人看到奔流的长江黄河之水，气势磅礴，自由奔放，豪迈精深，力量无穷的壮观景象;仿佛让人看到像爆发的火山一样，红光冲天，气象恢宏。这就是最有力量美的主题。它以强大的艺术力量，深广持久地在我们每一个人心里唤起一种遐思和美感，潜移默化地产生了感染之力量，它对读者的影响也是不可估量的。这也是主题的飞跃和升华吧!
毛主席写的《沁园春雪》我们都熟读过。上半阕写北方的雪景，景象雄伟;下半阕写纵观历史评论人物;情景相生，感人至深。但作者把通篇的主旨全部凝聚为一个“雪”字。作者为何如此立意?据有关资料所载：“正如作者自注：雪：反封建主义，批判二千年封建主义的一个反动侧面”。知此，这篇含蓄宏伟的作品就让读者豁然开朗，眼前为之一亮。有种平凡中见伟大，普通中见惊奇的蕴味。立意的崇高美，实之则为作者伟大高尚心灵的反映。只有具备崇高主题的文章，才是“经国之大义，不朽之盛事。”
如果把文章看作一幢房子，那么主题就是这座房子的脊梁柱，个人以为可以称之为“文柱”。文柱的高度也决定了通篇文章的高度，文柱的厚度也就决定了文章的深度。反之，再美观的文章也经不起风吹雨打的考验，只会像小草一样不堪一击。因此，动笔之前，我们必须找准核心“文柱”，进行准确定位，设计好高度，计算出厚度。
三、关于“选材”---大浪淘沙，历练精华
写作，诚然是用笔在呐与喊，鼓与呼。在文化多元、价值多元的社会生活中，作者需要以文学的慧眼来审视身边的事物，在纷繁复杂的社会现实中找回真正的自我，在文学艺术审美中澄清心灵、释放思想，给人以至真
至纯的美的享受和教益。客观地说，在地税文秘队伍中，我们大多数人能够较好地写照现实生活，但是缺乏深刻体现人性深度和社会高度的情怀和思想。尽管在内容形式上能过关，但在质品上还是稍逊平淡，缺乏现实美的震撼力。
社会现实气象万千、千变万化，我们要以大浪淘沙的精神来掘取社会生活中的精华材料精心构筑作品。精华材料是相当具有内力的。主要表现在两个方面：一是对主题的契合力。二是对信息的荷载力。
“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。如果把生活比作一座山，那么每一位作者就是游者。当我们拥有智慧的眼光，学会智慧地观察和思考，才不囿于经常机械地反映客观事物，才会在文字的王国里超凡脱俗、纵横驰骋、自由翱翔。反之，就算再激扬的文字，再新颖的表现形式，也难免让人闻到一股陈腐的霉味。这可谓，“所见者真，所知者深”。
选材的过程是十分困难的，选出精华材料更是百转千回，就如伯乐相千里马，千里马虽常有，但伯乐不常有。往往身边有很多的典型，有很好价值的材料，但我们仍“众里寻她千百度”，找不准、摸不透。归根结蒂还是我们缺少文学者应有的责任感和严密的思想性。
写作，不简单地是交付任务、个人独白、展露心扉，更重点地是体现一种凝重的社会责任。一个热爱工作并负责任的文秘，他才会站在民主的立场，客观、公正、全面、科学地反映民生疾苦，不阿谀奉承，不溜须拍马，做人的脊梁始终是直的，敢于说民众的心里话，敢于说自己想说而又应该说的话，敢于扬弃地传达上级决策。如“三农问题”的首先提出，是来自安徽省一名普通的中学老师，可见这种“责任”实为“文胆”呀!否则，丧失主
流责任意识的作者也只不过是别人握在手中的一枝笔而已。我们只有胸怀责任，才能清晰地看到该选什么样的材料，才能确定好选材的基本面和基本方位。
文学作品是具有严密的思想性的。而这种思想性更多的包含着作者个人的思想。所以，作为文秘，具有思想性是必备的基础品质。只有具有严密思想性的作者，才能从繁杂的现实中挑选出较好的作品材料，才能挖掘出材料的精华，去伪存真、去繁存精。这“严密的思想性”来自作者本人对现实的真切把脉、理解、分析、感悟、评判，来自作者自身所积累的人文科学和哲学知识。思想性是建立在作者对事物“直觉”主观认识的基础上，再进行严密的思考。运思的过程一方面是对直观事物的碎片进行梳理和整合;另一方面是切合主题提炼出闪光的精神、道德、价值、哲理。简而言之，思想性就是作者站在一个很高的视点，将平凡的事物进行美的提纯和升华。然而，这一层次和高度又是我们一般文秘人员所往往不能突破的或不敢去努力做到的。
选好材料是对文章进行定量的基础，在定量的基础上取其精华材料进行准确定位，寻找最佳位置，通篇文章就能完成布局了。要想做到巧妙布局，这就需在不拘一格上多下功夫。
四、关于“语言”---行云流水，气贯长虹
“语不惊人，誓不休”。可见，古人对语言的讲究和锤炼是多么地良苦用心。语言是文章的有效载体，作者对表述语言的把握、锤炼、操纵及发力程度，也决定了文气和文风。我们在写作中，往往平白直露地在写一个人、一件事，语言叙述的技巧艺术却没有很好地去雕琢。独具风格的语言，是
“简练、传神、韵味、和谐”的，能生动形象，灵活自然，征服读者，给人以新鲜的视觉和丰富的想象。
简洁是智慧的灵魂。简练的语言，就是“但著一字占尽风流”的奇效。如：毛泽东著的《七律长征》中“金沙水拍云崖暖，大渡桥横铁索寒。”一个“云”、“寒”，把两道天险写得淋漓尽致。还有，我们都熟稔的诗句“春风又绿江南岸”，“绿”字意蕴深远，煞费思量。再如，一文中的“我多想敲一敲共和国的记忆，最对不起的是农民兄弟”。一个“敲”字道出了多少情感和忧虑、责任和勇气，运字准确，言简意赅，生动传神，富于凝重的表现力。
传神，就是字里行间所流露出的形象，精神气质。有人说，语言无神，就如日月无彩。传神中的语言，能给读者带来好的意象和意境，鲜明中见内涵，准确中见纯真，没有节外生枝，没有隐讳跳跃，流畅的思路，圆熟的文字体现作者思维敏锐，运思匠心，使读者产生亲切感和认同感。
蕴味，就是给读者带来回味无穷的美感和享受。有情有景，有虚有实，张弛有度，让人思考，发人深省，任读者思绪飞扬，给人以理想和力量，产生强烈的共鸣。
只有具备“简练、传神、蕴味”的语言字句，通篇文章读起来就会娓娓动人，畅达贯通，如行云流水般秀美和谐。如：徐志摩的《再别康桥》，脍炙人口，美仑美奂。如果作者处处拘泥于事实，字字平淡生硬那是难以最终达到和谐唯美的效果。
古人云：“气生则才勇，才勇则文壮，文壮后可以鼓天下之动”。文气如人气。作为青年一代的地税文秘们，我们正当“恰同学少年，风华正茂;书生意气，挥斥方遒”的流金岁月，虽然比较稚嫩，但富有生气和活力，符
合历史的潮流，代表事业的希望，应当树立“少年心事当拿云”的凌云壮志和“胸中日月常新美”的胸怀，在税收事业和文秘工作中奋勇进击，劈涛斩浪，紧握手中的笔来抒发昂扬志气，谱写事业恢宏壮丽的诗篇。
篇三
第一重境界：寻门而入
初学公文写作的过程，犹如求学者初次造访一座隐迹山野的书屋，首要之事就是找到通往书屋的那扇门。这趟寻门之旅看似简单，却让大多数新人深感艰难，即便是具备一定文字功底的高材生也不例外，毕竟学校里学到的理论知识与实际工作一时还对接不上。
不少刚走上综合文字岗位的秘书，面对领导布置的命题，常常觉得一头雾水、无从下手。于是，要么钻进资料库“海淘”样板文章，反复阅读、不断揣摩，研习其中的篇章结构、逻辑关系、写作技巧，而后尝试着下笔;要么求教于同行前辈，聆听经验、潜心思索，在一遍遍推敲中明晰文稿的主旨，在一次次修改中让面目生涩的文稿渐趋圆润成熟。
总之，这是一个艰苦摸索的过程，是一段痛苦成长的时光，磨炼的是意志，塑造的是品格，唯有咬紧牙关坚持到底者才能拨开层层迷雾，找到公文写作这座书屋的大门。举例来说，这就像过去厨师行业里拜师学艺的学徒工，初入行时完全是门外汉，只能从最基础的刀功、火候、翻锅、装盘学起，在老师傅的引领下一步步迈入职业厨师之门。
第二重境界：倚门而歌
这是从稚嫩走向成熟、从“小学徒”成长为“大师傅”的阶段。此时，大多数求学者已迈过“门槛”，来到屋内，接触到大量信息资料和前人着述的美
文佳作，并在写下多篇文章后逐步掌握了公文写作的基本方法、套路和常用技巧，再通过日积月累的反复练习，进一步熟悉了个中门道，积累了丰富经验，进而达到闲庭信步、倚门而歌的境界。
这一时期的文字工作者，对材料的取舍、立意的选择、架构的摆布、文字的运用乃至文风的把握等，都做到了心中有谱、成竹在胸。他们不再是初入山门、人云亦云的新手，也不再是生搬硬套、模仿抄袭的“菜鸟”，而是具有宽广知识面和深刻洞察力，能将理论阐述与实际情况、历史背景与现实写真、党情国情与民心民意、领导意图与受众需求有机结合和融会贯通的文字“匠人”。
面对领导布置的命题，他们往往并不急于动手，而是将更多时间花在前期调查研究上，花在数据、素材和资料的采集分析上，看似不慌不忙，实则苦心孤诣，一旦构思成熟之后，便以破竹之势，按时完成高质量的文稿。恰似当初的稚嫩学徒，经过多年的术业专攻、日夜苦练后，已经成长为技艺娴熟、独挑大梁的主厨，煎炒烹炸样样拿手。
第三重境界：破门而出
这一阶段堪称公文写作的最高境界。少数锐意创新的求学者通过海量的阅读和写作后，不再满足于从书屋原有的那扇门进出往返，而是在书屋内大胆凿开一扇新门，继而领略一番峰回路转、柳暗花明的新气象，踏上一段奇幻瑰丽、曼妙多姿的新旅程。
如果将第一重境界的写手比作“菜鸟”，第二重境界的写手喻为“匠人”，则这一境界的写手可谓之“智库”。他们写作时不再囿于旧传统、老套路，而是立足问题的本源，翔实占有第一手资料，灵活运用科学的世界观和方
法论，博采众长、剥茧抽丝、深入浅出，脱陈词之胎、换新语之骨，尤擅以独特的视角、深邃的思想、精辟的解析感染受众，赢得共鸣。
更可贵的是，“智库型”的文字工作者已将写作从单纯的任务升华为内心的责任担当，不图功名利禄，唯尽匹夫之责，将实现自我价值的“小我梦”融汇于民族复兴的“中国梦”，把公文写作奉为可服务领导、能造福百姓、终将推动时代进步的事业。仍以学厨为例，这就已经成为了一名技艺超群的大厨，即使抛开菜谱也能烹制出精致可口、罕有其匹的珍馐美味，甚至能将他人遗弃的边角食材“点石成金”制成稀世名菜。
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文秘人员必备素质浅议 第2篇
优秀的品质修养, 是文秘人员素质的首要内容。培养优秀的品质修养, 应做到:
(一) 理论修养要强。
文秘工作政治性、政策性很强。文秘人员必须坚持中国特色社会主义政治方向, 时时刻刻保持政治上的敏锐性, 关心国内外时事、政治, 认真学习、深入领会并正确贯彻执行党的各项基本政策和各种法规;必须认真学习和掌握马克思主义基本理论, 树立共产主义理想, 掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的方法;必须认真学习中国革命史, 学习毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。通过学习, 文秘人员才能真正认识到只有社会主义才能救中国, 中国只有走社会主义道路才有前途。
(二) 思想作风要正。
第一, 秘书工作的特点是繁重、琐碎、责任重大。这就要求文秘人员能任劳任怨, 不为名, 不为利, 甘当无名英雄。秘书经常加班加点, 节假日也不能正常休息, 甚至有时还得不到别人的理解和社会的公认。所以, 文秘人员必须树立全心全意为人民服务的思想。第二, 文秘人员做工作不仅要对组织、对领导负责, 更重要的是对党、对人民负责。这就要求文秘人员能敢于坚持原则, 而不是无原则地盲目服从。在领导意志和党的意志相抵触时, 要秉承党的意志;在集体利益、个人利益与国家利益、人民利益发生矛盾时, 要服从国家利益、人民利益;对领导的错误行为或不正之风不能包庇、怂恿, 而应敢于规劝。文秘人员不仅要当领导的助手, 也要当领导的诤友。第三, 文秘人员是人民的勤务员。这就要求文秘人员不能高高在上、自以为是, 任何时候都要密切联系群众, 注意谦虚谨慎, 平等待人, 不能狐假虎威、盛气凌人。第四, 文秘人员对工作要实事求是。不管是拟写文稿还是引用材料, 不管是下基层调查研究还是向领导汇报工作情况, 不管是总结工作经验还是查找工作中存在的问题, 都必须做到实事求是。第五, 文秘人员要提高工作主动性, 注重工作时效性。文秘人员做工作往往处于被动地位, 要等领导批示, 要等下面情况, 要等其他部门配合。但是, 文秘人员不能因此而造成工作拖拉、推诿, 而应该尽量争取主动, 遇事要反应敏捷, 办事要干净利落, 提高工作时效性。
(三) 职业道德要遵守。
职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为规范。作为文秘人员, 其职业道德主要体现在“忠诚”和“保密”两个方面。文秘人员的“忠诚”, 从大的方面讲就是忠于国家的利益和人民的利益, 做到爱国、爱党、爱人民;从小的方面讲就忠于组织、单位、同事, 对工作认真负责, 恪守本分, 甘当助手、配角, 甘当无名英雄, 做到不僭权、不越权。文秘人员的“保密”, 就要求文秘人员严守党和国家机密, 做到不泄露国家秘密, 不泄露组织、单位尚未决定的秘密事项。
二、掌握合理的知识结构
秘书工作的综合性, 要求文秘人员不但要有较深厚的专业知识, 还要具有较宽广的知识面。
(一) 有扎实的基础知识。
基础知识是文秘人员知识结构中起基础性作用的知识, 包括文、史、地、哲、数、理、化等方面的基本知识。其中社会科学基础知识是文秘人员提高文字和口语表达能力的基础;自然科学知识是文秘人员适应现代秘书工作的需要。另外, 外语知识是文秘人员开阔视野、拓展知识面的常用工具。
(二) 有精深的专业知识。
专业知识是指文秘人员应具有的秘书业务知识, 主要包括公文和应用文写作知识, 文书制作和文书处理知识, 档案保管知识, 办公室管理知识, 调查研究知识, 会议组织知识, 信访工作知识, 信息科学知识, 行为科学知识, 文秘人员所在行业、系统的专业知识等。文秘人员的专业知识是做好本职工作的关键。
(三) 有必要的相关知识。
相关知识是指与文秘人员工作有密切联系的知识, 是文秘人员为适应时代需要, 做好工作, 应加以进修提高的知识, 是文秘人员知识结构中的较高层次。学习并掌握必要的相关知识, 有助于文秘人员整体素质的提高, 也有助于文秘人员更有效地开展工作。相关知识主要有四大类:一是经济学知识。只有掌握市场经济的特点与规律, 掌握市场经济基础知识, 才能适应市场经济发展的需要, 做好工作。二是法学知识。学习法律基础知识, 掌握现行最主要的法律法规, 了解法律的基本涵义、功能、门类、立法程序等。三是心理学知识。文秘人员每天要与形形色色的人沟通协调, 只有具备一定的心理学知识, 才能更好地了解自己, 更多地了解别人, 做到知己知彼、百战不殆。四是公共关系学知识。文秘部门是单位与外界联系交往的桥梁和纽带。文秘人员必须了解公共关系的性质、特征和原则, 公共关系活动的内容与程序以及文秘部门公关工作的内容和要求, 以增强公关意识, 时时处处为单位塑造良好的形象。
三、锤炼过硬的实际能力
秘书工作的复杂性、多样性和文秘活动的丰富性、广泛性, 需要文秘人员具有多种能力。
(一) 阅读能力。
阅读能力, 就是指感知书面信息的能力, 是汲取知识、捕捉信息、认识世界的重要途径之一。文秘人员离不开阅读文件、翻阅资料及业务书刊, 应该成为一种经常性的活动。阅读能力又是表达能力的基础, 只有通过博览群书, 才能获得知识和有价值的信息, 才能有效地办理公文和处理事务。对于文秘人员来说, 阅读要做到准确和快速, 既要准确地把握文章的整体结构和中心思想, 又要提高阅读效率。
(二) 写作能力。
文秘人员的写作能力主要是指应用写作能力, 即要能写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达清晰、语言流畅、符合公文格式的各类应用性文件。文秘人员应该认识到, 写作能力并不仅仅是文字表达能力, 还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。写作能力需要加以锻炼、培养才能得到提高。
(三) 口头表达能力。
口头语言比书面语言使用频率更高, 使用范围更文。文秘人员经常要从事汇报、传达、讨论、会谈、接待等工作, 能说会道是文秘人员的一个起码要求。口头表达能力表现在多方面, 其中口齿清晰、条理分明、不紧不慢、不卑不亢、言词文雅、简练生动是文秘人员语言表达的基本要求。口头表达能力反映了一个人的思维深度、知识广度、性格和品质, 要提高口头表达能力, 关于在于多讲多练多想, 注意多方面的修养和磨炼。
(四) 社交和组织协调能力。
现代文秘人员已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作, 而是经常要参加各种社会活动, 外出联系工作, 调查情况, 收集信息, 进行协调等。文秘人员要具有一定的社会活动能力, 懂得各种场合的礼仪、礼节, 善于待人接物, 善于处理复杂的人际关系。
四、塑造健全的个性心理
一位优秀的文秘人员, 不仅要具有较高的理论修养和思想修养, 具有良好的工作作风、职业道德和广博的知识, 还必须了解并善于调节自己的心理, 保持心理平衡, 努力培养自己完善的性格。
(一) 培养良好的兴趣。
首先, 文秘人员要培养对自己职业的兴趣, 并努力去追求这一职业所需要的广泛的知识, 认真耐心地做好各项工作, 热爱并服务于领导、群众和同事, 善于适应变化着的活动环境和相对固定的工作环境, 并在这一系列过程中得到满足。只有这样, 文秘人员才能克服活动中的各种困难, 克服某些重复的公式化的工作带来的枯燥感和厌倦心理。其次, 文秘人员还要培养和发展职业外的兴趣爱好, 如文学、音乐、绘画、摄影、集邮、旅游、体育活动等, 以丰富知识、陶冶情操、提高素养。
(二) 锻炼坚强的意志。
意志既包含积极的品质, 也包含消极的品质。文秘人员要努力培养自己确定目的时的自觉性, 克服盲目性;培养自己在选择、判断是非正误时的果断性, 克服冲动性;培养自己完成工作、执行任务中碰到挫折、困难时的坚韧性, 克服脆弱性;培养自己在发现错误或走上危险道路时能悬崖勒马、改弦易辙, 在工作顺利、取得成绩时不得意忘形、忘乎所以的自制力, 克服顽固性。
(三) 塑造成熟的情绪。
情绪会直接影响人的意志、思维和言行, 能决定人的工作效率甚至成败。文秘人员要善于经常保持积极的、乐观的、平静的情绪, 防止并善于克服消极的、悲观的、烦躁的情绪。文秘人员应努力使自己的情绪成熟。情绪的成熟, 首先在于能控制自己的情绪, 时时刻刻保持理性;其次表现为自信、沉着, 适当保持生活中的平衡和丰富。
摘要：文秘部门是行政组织内的综合办事机构, 处于领导部门与职能部门、职能部门与职能部门、本单位与上级单位或本单位与下属单位之间, 承上启下, 联系左右, 连结内外, 具有很强的综合性、辅助性、服务性、机密性。文秘人员是为行政组织内领导中枢和领导者服务的, 是领导的助手、参谋、耳目和智囊。文秘人员要胜任工作, 必须努力提高几种必备素质。
现代行政文秘写作技巧研究 第3篇
关键词：行政文秘；写作；技巧；研究
随着社会经济的发展，人们生活节奏越来越快，社会管理也要求越来越高，中国行政体系也在跟着快节奏变化，对行政文秘的要求越来越高。行政文秘写作是行政文秘工作的重要内容，主要针对的是行政公文的写作。行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其他文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》（2012年7月1日起施行）要求撰写。而从事行政公文写作的工作人员必须掌握一定的技巧才能做好行政文秘工作。这些技巧主要包括以下几个方面：
1 思路清晰，主旨明确
行政写作最忌讳思维混乱、条理不清、主旨不明确，一会儿写东一会儿写西。行政公文不论是会议上汇报材料还是正规的发文公文，都有一个共同的特点，就是文章思路清晰、层次分明、主旨明确。常列出文章条理用词，如一、二、三、四，……作为文章分节有条理性、有针对性陈述的象征，对同一段话内有多个层次含义的内容最好也整理成条理性，不要杂糅在一起，那样表达不清楚意思，没有层次感，常用词语如“一是，二是，三是，四是……”，或者“一方面”，“另一方面”，等等。
2 言简意赅，详略得当
行政写作不同于其他写作，行政写作不需要华丽的词藻，而是需要用简洁的语言表达清楚事情。文中常用的词语，重点内容可以较为详细的描写。不重要的内容，起到烘托作用的内容可以简略。
（1）开头用语。开头用语常常是直截了当，点明了此文的根据、目的，常用词语“根据”、“为了”等。如：根据国务院办公厅关于集中开展安全生产大检查的通知（国办发明电〔2013〕16号），……。又如，为了全面贯彻落实党的十八大报告精神，……。
（2）过渡用语。过度用词是在陈述某些内容时，要转入另外一个内容的用语，这些词语常的有，“鉴于”、“为此”、“总之”、“综上所述”等。
（3）经办用语。如：经、已经、现经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。
（4）称谓用语。有第一人称：我局、本所；第二人称：你单位、贵单位；第三人称：该同志，等等。
3 适当配图表，内容更直观
在行政公文中，有时候用文字描述不能表达清楚，如某个爆炸事故的发生地点、周边环境，那么用一张电子地图插入文档中，能起到很好的作用，领导一看便知。因此现代行政文秘人员一定要掌握一些绘图软件的基本操作，如photoshop 、coreldraw。前面提到的地图，可以通过百度地图或者google地图，电脑印屏后，在photoshop中进行处理，用显眼的图形（如红色的圈圈、红色的标注状）把事故地点给标出来。同理，有些时候，需要配上示意图才把事情说清楚，如某工厂突发爆炸后，相关部门污染监测的点位图，用文字表述不够直观，这时候配上一个示意图，那就达到图文并茂的效果。
在表达变化趋势时，文字描述不如用图来表示更加直观快捷，如月气温变化图、客流量月变化图、居民人均年收入变化图等等。
表格常常也是行政文秘的一個十分重要的内容，甚至有些行政公文，文字表述的内容很少，主要以表格为主。比如某某工程进度表，某某公司月销售量等等，领导要的也是一张表格，不需要太多的文字表述。因此行政文秘在公文处理中，学会恰当的使用表格是十分重要。如果涉及数字统计的报表，最好用Excel电子表，并用其自带的公式进行相关自动计算可以达到事半功倍的效果，因此一个合格的现代文秘人员应当熟知Excel的各种操作。
4 排版符合规范，减少改稿次数
行政文秘人员应当好好学习，领会并掌握2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》的规定，如标题字号及字体、正文字号及字体、行数、落款等等。行政文秘人员在撰写发正式文稿时一定要严格按照该条例进行排版，以避免文稿交给领导审核签发因排版问题而来回修改耽误时间。
5 多用书面语，少用口头语
行政系统类文稿行文用词经常多为书面语，很少见到有口头语。这样尽管文章读起来文绉绉，但是显得比较严谨、庄重。比如常见的有：严格执行……制度，继续加强……工作，强化……执法力度，严格……管理，确保……安全，深化……改革，大力发展……产业，加大……力度，着力解决……问题，切实加强……，等等都是党政公文中常用到的书面语。
6 用词讲究对称
行政文稿不同于其他文体，行政类文稿经过多年的发展，已经形成了其独特的行文方式，即用词讲究对称，往往在每一段的标题为对称或者段内开头句为对称。以党的十八大报告为例来说明。如，在第二章谈到夺取中国特色社会主义新胜利，连续用了8个“必须坚持”：必须坚持人民主体地位；必须坚持解放和发展社会生产力；必须坚持推进改革开放；必须坚持维护社会公平正义；必须坚持走共同富裕道路；必须坚持促进社会和谐；必须坚持和平发展；必须坚持党的领导。
7 平时注意积累相关知识
行政文秘是行政系统日常工作的重要内容，常见的行政文书有汇报材料、方案、请示、总结、简报、决议等，不仅形式要求合乎行政的“口味”，内容更是要有针对性。因此行政文秘人员必须注意保存各类文件（包括纸板、电子版），并且每个文件要简单浏览一下，在脑海里有个大概的印象，在写相关文稿时可以快速调取出来参考，比如某个方案已经通过会审，表明它做得已经很完善，可以作为参考的依据。比如某个表格设计的很好，得到领导的肯定，那么碰到类似问题也可以仿照。
在日常工作中，行政文秘的写作技巧还有很多，以上所举这些写作技巧只是提供给广大文秘工作者作为参考。在实际的文秘工作中，广大文秘工作者还需结合自己的工作情况，举一反三，探索出更多更有效的文秘写作技巧。
参考文献：
[1]林强.浅谈如何做好行政文秘工作[J].科技创新与应用，2012（34）：253.
[2] 李莺.探析培养高效行政文秘职业能力的对策措施[J].现代经济信息，2011（19）：4950.
[3] 王少双.试论企业管理与行政文秘工作的综合作用[J].科技创新导报，2012（12）：250.
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